104. Cómo organizar nuestro Drive (o similar)

Hoy es un episodio un poco diferente. Hablamos de productividad, por supuesto, pero de una manera que igual muchos no relacionáis con una habilidad directiva o con algo directamente relacionado con el coaching. Pero me parece importante, así que vamos a hablar de organizar nuestro Drive.

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Transcripción del episodio completo:

Cómo organizar nuestro Drive (o similar)

Muy buenos días! Bienvenidas y bienvenidos a Coaching De Músicos

… el podcast en el que hablamos sobre conceptos, hábitos, técnicas, estrategias, conductas, habilidades y competencias del coaching pero enfocadas esta vez a la enseñanza musical y la vida del músico en general.

Porque sí, ¡los músicos también tenemos vida! Y aunque a veces se nos olvide, detrás de cada instrumento hay una persona! Así que vamos a dedicar un poco de tiempo cada día a hablar de esa persona, a hablar de ti: de tus necesidades, aspiraciones, deseos, ambiciones, valores, creencias, miedos, frustraciones… y todo lo que esté en nuestra mano. ¡Esto es Coaching De Músicos!

Hoy es jueves 24 de enero de 2019, cumpleaños de mi padre (que sé que no me escucha aquí, pero igualmente «felicidades papá») y episodio número 104. Hoy es un episodio un poco diferente. Hablamos de productividad, por supuesto, pero de una manera que igual muchos no relacionáis con una habilidad directiva o con algo directamente relacionado con el coaching. Pero me parece importante, así que vamos a hablar de organizar nuestro Drive.

Pero antes, dejadme que os recuerde que toda la información, el podcast, el blog, las sesiones, los cursos online y todo lo que necesitéis, lo podéis encontrar en CoachingDeMúsicos.com.

Poco a poco vamos terminando con nuestro curso de liderazgo. Pero bueno, nos quedan aún al menos un par de clases, empezando por la de hoy.

Este curso os está gustando mucho (bueno, lo elegisteis vosotras y vosotros, así que tiene sentido). Así que dentro de poco empezamos a plantear el siguiente y os pregunto de nuevo. Y si no estáis todavía suscritos a los cursos, ya sabéis dónde están, ¿no? os lo digo todos los días: en coachingdemusicos.com y todavía por 4€/mes

Uf, cada vez digo más cosas en durante la sintonía de entrada y casi no me da tiempo. Voy a tener que poner más música o quitar información al final.

Bueno, ¿cómo estáis en este fantástico y super productivo jueves 24 de enero? Ya veis cómo vengo yo de energía, así que si hoy os falta un poquito, pedidme que voy sobrado. No sé por qué, la verdad, pero el caso es que estoy muy enérgico estos días.

Y además hoy hablamos de uno de mis temas favoritos. Creo que junta un poco de todo lo que me gusta. Hoy vamos a hablar de organizar nuestro Drive.

¿Qué es el Drive?

Vale, primero vamos a definir qué es esto del Drive. Me estoy refiriendo a Google Drive, esa nube donde almacenar y organizar nuestros documentos.

En principio, no tendría por qué ser Google Drive en concreto, lo que os cuento hoy podría valer para cualquier sistema de organización de archivos, cualquier servidor, disco duro, o también otras nubes que no sean Drive, como Dropbox. OneDrive o cualquier otra.

Pero yo os voy a hablar de Google Drive porque es la que más utilizo (también tengo un plan de pago de Dropbox, pero utilizo mucho más la de Google).

¿Por qué os hablo de esto?

Y ¿por qué os hablo de esto en un podcast que va de coaching? Bueno, pues ya sabéis que los jueves hablamos de productividad. Y aunque pueda no parecerlo, la forma en la que organizamos nuestros discos, nuestras carpetas o nuestros documentos va a hacernos cada día un poco más productivos o un poco menos.

Y yo justamente hoy, a media mañana tengo una reunión con una empresa para explicar precisamente cómo utilizar Google Drive para ser más productivos en el trabajo diario. Así que he pensado que sería un buen tema para tratar aquí (y así os enteráis antes que ellos de cómo va esto).

Además, la organización es una de esas habilidades directivas de las que tanto hablamos aquí y también en el curso de liderazgo. Es una habilidad que bien desarrollada nos puede ayudar en nuestro trabajo, en nuestro estudio o en nuestra vida en general. De hecho todo el mundo necesita desarrollar esta habilidad si quieres ser productivo, y cuanto mejor sepamos hacerlo, más lo seremos.

Y ya sabéis que el coaching hace precisamente a eso, ayuda a plantear nuestras metas, analizar nuestra realidad y cubrir el camino entre los dos puntos, posiblemente desarrollando algunas habilidades, así que esta puede ser una muy interesante para todas y todos vosotros!

¿Qué podemos organizar?

Y ¿qué es lo que podemos organizar los músicos? Pues…

Los músicos tenemos partituras, documentos, contratos, nóminas o facturas, propuestas de concierto, fichas de seguimiento de nuestros alumnos, audios, videos (tanto de conciertos grabados como videos que utilizamos durante los conciertos),… además de todo lo que cualquier persona normal (quiero decir, que no sea músico) también tiene en sus documentos.

Y vamos, yo os aseguro que no podría hacer ni la mitad de lo que hago si no tuviera mi Drive bien organizado.

Así que ¡vamos allá!

¿Cómo lo organizo yo?

Os cuento cómo lo organizo yo todo en mi Drive y por qué prefiero cada cosa que os cuento.

Drive o al menos un nube

La primera decisión que para mí supuso un antes y un después es, efectivamente tenerlo TODO en Drive (o al menos en una nube).

Primero porque así lo tendremos siempre disponible, aunque vayamos a cualquier parte del mundo y no llevemos nuestro ordenador. Y aunque se nos rompa, se nos moje, nos lo roben o cualquier cosa que se os ocurra que le puede pasar a nuestro ordenador. Siempre podremos acceder a nuestra nube desde cualquier otro. Y por supuesto siempre está actualizado a la última versión que hayamos trabajado.

Además, los ordenadores cada vez son más potentes pero tienen menos capacidad de almacenamiento. Esto es para que funcionen más rápido, pero ya contando con que no tendremos todo el disco ocupado con documentos, sino que los tendremos en nubes a las que accedemos por internet.

En mi caso Drive

En mi caso utilizo Google Drive por tres motivos principales:

1. Integra las aplicaciones de edición de texto, de hojas de cálculo y de presentaciones que necesito. Su funcionamiento es muy similar a lo que siempre hemos conocido de Microsoft Office, pero con algunas mejoras. Y en este caso, nos podemos olvidar de GUARDAR, porque lo hace automáticamente cada dos segundos. ¿Por qué nos hace productivos esto? Porque no dependemos de qué programas o aplicaciones tiene cada ordenador donde trabajemos y porque siempre vamos a encontrar toda la configuración exactamente igual a la que nos hemos acostumbrado, así que trabajaremos más rápido.
2. Tiene muchas posibilidades para compartir los archivos o los carpetas configurando en cada caso con quién y qué permisos tendrá esa persona. Esto además está muy mejorado respecto a otros sistemas, ya que en Google Drive todo funciona por URLs: cada documento, cada carpeta (igual que cada mail o cada evento del calendario) tiene una URL única. Esto es un poco técnico, pero básicamente supone una diferencia con el sistema de enrutamiendo que utilizábamos antes con Microsoft porque ahora da igual que el documento cambie de nombre o de ubicación, porque la URL siempre será la misma y por tanto el sistema siempre utilizará eso para localizarlo. ¿Por qué nos hace esto de compartir más productivos? Porque trabajando en equipo es muy importante poder hacer cambios, compartir algunas carpetas y otras no, modificar en línea, y sobre todo que siempre todo el equipo tenga la última versión de todo (no como cuando envías un mail y luego cambias algo y el documento del mail ya está anticuado).
3. Por el sistema avanzado de búsqueda de archivos. No es de extrañar tratándose de Google que tenga el mejor sistema de búsqueda que conocemos. Y esto sí nos hace realmente productivos. Si buscamos una palabra nos aparecerán los resultados de todas las carpetas y de todos los archivos en los que esa palabra aparezca, no solo en el nombre sino en el contenido del documento también. Y luego el sistema avanzado nos permite filtrar por tipo de documento, por título, por tamaño, por carpeta, por contenido, por propietario (si estamos compartiendo archivo), por fecha de modificación, y por la combinación de todas estas cosas, que al final hace que podamos encontrar en un segundo todo lo que queramos por mucha cantidad de archivos y carpetas que tengamos y de muchos tipos.

Estructura de archivo para búsqueda

Eso sí, para que esta búsqueda sea realmente eficaz tendremos que haber pensando bien la estructura cuando organizamos todo. Porque así con pocas palabras en los filtros tendremos una búsqueda muy bien ajustada a lo que queramos.

Mi estructura

Y ahora es cuando parece que entramos de verdad en cómo lo organizo yo mis carpetas. Os lo cuento rápidamente.

Lo primero que tengo cuando abro mi Drive es una serie de carpetas, y cada carpeta tiene el nombre de uno de los proyectos en los que estoy metidos. Por ejemplo, podemos ver una carpeta que dice Coaching de Músicos, otra de Goldenperc, otra del Festival de Merza Percusión 2019, otra de Músicos Emprendedores, y así con tantos proyectos como haya. Si tenéis varios proyectos esto os va a ayudar mucho en la búsqueda avanzada porque solo con poner el nombre del proyecto, ya solo buscará las siguientes variables dentro de la carpeta de ese proyecto.

Después, dentro de cada proyecto tengo carpetas por áreas temáticas. Por ejemplo: ventas, alquileres, contabilidad, videos, sesiones, podcast, cursos, blog, logos… (os estoy diciendo todas mezcladas, pero esto sería de cada proyecto las áreas temáticas que tengan sentido en cada uno. Si dentro de un proyecto general hay pequeños diferentes proyectos, tienen su carpeta y luego dentro de ellos todo estas por áreas que os digo.

Y dentro de esas carpetas ya están los documentos en la mayoría de los casos, u otras carpetas si realmente tiene sentido agrupar esos documentos por características comunes más allá del proyecto y el área temática. Por ejemplo, dentro de Podcast, está la carpeta Episodios, por no tenerlos todos fuera creando una gran lista de documentos.

Y los nombres de los documentos deben tener una lógica, igual para todos. Si en el proyecto que tengamos es importante el nombre de clientes, por ejemplo, pues los documentos llevarán el nombre. Si es importante la fecha, como en los alquileres, por ejemplo, el nombre del documento lleva la fecha. Todo esto, recordemos para que la búsqueda avanzada que hacemos cuando queremos encontrar algo nos devuelva todo exactamente filtrado como queremos.

Conclusión

Conclusión, que tener nuestros documentos en una nube como Google Drive nos permite tenerlos accesibles desde cualquier equipo en cualquier parte del mundo, editar rápidamente porque el entorno es familiar, buscarlos rápida y eficazmente con las herramientas de búsqueda avanzada, además ahorran espacio en nuestros ordenadores, que irán más rápidos, y nos permite compartirlos discriminadamente con los miembros de nuestro equipo.

Y por mucho que lo parezco no me llevo ninguna comisión cada vez que alguien se hace una cuenta de Google, ¿os lo podéis creer?

Pero es que ya sabéis que soy un loco de la productividad y este tipo de herramientas me ayudan muchísimo, así que recomiendo a todo el que tenga que trabajar intensamente con el ordenador, dominarlas.

Pero no solo eso, si nuestro proyecto solo es uno, que es tocar o estudiar el instrumento y hacer concierto, dentro de la carpeta principal podemos tener todas esas áreas como: partituras, videos, facturas, contratos, conciertos, programas o cualquier cosa que se os ocurra, siempre intentando guardar una lógica. Así que ya veis que para músicos tiene todo el sentido del mundo, ya seamos más emprendedores o menos.

Propuesta de curso

Para acabar hoy, solo os comento que preparando este episodio le he estado dando vueltas a un curso en coachingdemusicos.com que podría hablar de algo así como «software para ser más productivos si eres músico» o directamente «cómo aprovechar las herramientas de Google para ser más productivos». El título da igual, pero se trata de hacer un curso que explique cómo utilizar esas herramientas que pueden ayudarnos tanto a los músicos.

Según mi forma de verlo, podría encajar ya que estamos hablando de desarrollar habilidades que nos van a ayudar en nuestra vida como músicos.

Pero ya sabéis que no decido yo, así que lo incluiremos en la encuesta y vosotras y vosotros me decís cuál queréis que sea el próximo curso.

Eso y todo lo que queráis, porque ya sabéis que “todo esto solo tendrá sentido si es exactamente lo que vosotras y vosotros queréis”.

Así que espero vuestros comentarios, ya sea en Facebook, en las reseñas de iTunes, en los comentarios de iVoox o directamente en coachingdemusicos.com/contactar.

Volvemos mañana viernes con un episodio esta vez sí dedicado totalmente al coaching. De hecho, empezamos con las prácticas de sesiones, así que hablaremos de «la primera sesión». Eso será mañana a partir de las 7:11 de la mañana.

Y hasta entonces, ya estéis en el suelo o en las nubes de documentos… ¡MUY BUENOS DÍAS!