Como cada jueves vamos a hablar de productividad. En concreto hoy, una vez más siguiendo vuestras peticiones, hablamos del Diagrama de Gantt, esa herramienta que nos permite tener una vista general de nuestro proyecto además de mucha más información.
Enlaces y notas del episodio
- Episodio número 9. Time Blocking
- Curso de Gestión del Tiempo para músicos
- Página de podcasts
- Página del blog
- Todos los cursos
- Registro gratis en fase beta durante el mes de septiembre
- Formulario de contacto para feedback
- Facebook de Coaching De Músicos
Transcripción del episodio completo:
Diagrama de Gantt
¡Muy buenos días! Bienvenidas y bienvenidos a Coaching De Músicos…
… el podcast en el que hablamos sobre conceptos, hábitos, técnicas, estrategias, conductas, habilidades y competencias del coaching pero aplicadas esta vez a la enseñanza musical y la vida del músico en general.
Porque sí, ¡los músicos también tenemos vida! Y aunque a veces se nos olvide, detrás de cada instrumento hay una persona! Así que hoy vamos a dedicar un poco de tiempo cada día a hablar de esa persona, a hablar de ti: de tus necesidades, aspiraciones, deseos, ambiciones, valores, creencias, miedos, frustraciones… y todo lo que esté en nuestra mano.
¡Esto es Coaching De Músicos!
Hoy es jueves 20 de septiembre de 2018, episodio número 14. Y como cada jueves vamos a hablar de productividad. En concreto hoy, una vez más siguiendo vuestras peticiones, hablamos del Diagrama de Gantt, esa herramienta que nos permite tener una vista general de nuestro proyecto además de mucha más información.
Pero antes, dejadme que os recuerde que toda la información, el podcast, el blog, las sesiones, los cursos online y todo lo que necesitéis, lo podéis encontrar en CoachingDeMúsicos.com.
Recordad también que durante el mes de septiembre podéis registraros gratis, probar toda la web y visualizar los cursos que hay por el momento. Y si algo no funciona como os gustaría, simplemente escribidme y lo arreglaremos.
Y ya sabéis que para todos y todas las que os registreis en este mes, a partir de octubre vuestro precio será de 1€/mes para siempre. Sin permanencia ni explicaciones, ¡así de fácil!
Pues sí, ¡un jueves más aquí estamos! Estoy muy contento con esta serie de episodios de los jueves sobre productividad. En general el podcast está teniendo buena acogida, y el feedback que estoy recibiendo es positivo (también cosas a mejorar, por supuesto), pero en concreto con los jueves me hacéis peticiones, y eso quiere decir que es un tema que os interesa. ¡Así que yo encantado!
En concreto hoy hablamos del Diagrama de Gantt, que es lo que me habéis pedido después de haber hablado el jueves pasado de Time Blocking. Son dos metodologías bastante diferentes, pero yo las uso las dos conectadas.
Una va a la visión general, digamos a vista de pájaro, del proyecto entero, o de la temporado o el curso. Y la otra todo lo contrario, entra en detalle sobre qué hacer en cada hora de cada día.
Pero la combinación de las dos es perfecta. De hecho, en el curso de Gestión del Tiempo para músicos, lo explicamos en ese orden.
Así que, como ya estuvimos hablando bastante el jueves pasado sobre Time Blocking, vamos ahora con el Gantt, que es como se le suele llamar.
Primero el nombre, que le viene de Henry Laurence Gantt, que fue un ingeniero industrial estadounidense que a principio del s.XX desarrolló una gráfica para representar las diferentes tareas o funciones y el tiempo que cada una exigía.
También se dice que el polaco Karol Adamiecki había publicado trabajos muy similares en los mismos años, pero solo en polaco y en ruso, con lo que en casi todo el mundo se popularizó el diagrama de Gantt como el método a seguir en estos casos.
Vale, pero ¿para qué nos sirve a nosotros?. Pues lo que nos aporta principalmente es una visión general de un proyecto. Cómo está organizado, cuánto nos costará, a qué altura del proyecto estamos, si nos dará tiempo o no a todo, y lo ocupados que estaremos. Lo principal es que no aporta mucha información de un solo vistazo.
Básicamente se trata de una matriz con dos ejes.
- El horizontal, que marca la línea temporal. Y en este podemos ver la totalidad del proyecto o de la fase concreta en la que estemos. Por ejemplo, podría ser el curso entero, las 40 o 36 semanas (o las que sean en cada lugar) de todo el curso lectivo. Si el tiempo total es mucho, se suele dividir en semanas, más que en días. Suele ser suficiente para hacerse una idea general.
- Y luego está el eje vertical, en el que se anotan las tareas. Puede ser una lista de tareas continua, o podemos agrupar estas tareas en bloques o temáticas. Yo lo hago así, agrupado, sobre todo porque casi siempre hay varias disciplinas, o varias asignaturas, o varias temáticas, que agrupan tareas similares pero que necesitan estar conectadas y secuenciadas.
A partir de aquí, se puede complicar o sofisticar todo lo que queramos. Podríamos hacer que nos indique en una gama de colores cuál es el progreso de cada tarea concreta, marcar responsables para cada una, las fechas previstas de inicio y de final, el tiempo estimado que necesitará cada una de las tarea… Pero sin olvidar el objetivo, que sea fácil de ver y de leer, que no tenga tantas cosas que al final nos líen más y no nos aportarnos información clara.
Os voy a dejar en las notas del episodio, en la web, una imagen de uno de mis Gantts para que le echéis un vistazo y os cuadre más todo lo que voy diciendo.
Las ventajas que nos aporta trabajar con este diagrama son varias:
- Sabemos las tareas que tenemos que hacer
- A qué categoría pertenecen
- Sabemos el orden de estas tareas, cuáles requieren hacerse antes que otras
- Sabemos el tiempo que nos ocuparán (a lo largo de los días o semanas)
- Vemos de un solo vistazo el progreso
- Y vemos también a simple vista la carga de trabajo que tenemos en cada momento.
Esta última es muy importante, porque no solo vamos a planificar para que nos dé tiempo a hacerlo todo, sino que vamos a distribuir la carga de trabajo o de estudio conforme mejor nos convenga, pero sin que eso haga que no terminemos el proyecto a tiempo o que lleguemos tarde o mal preparados a fechas como exámenes, audiciones, presentaciones…
Y además, viendo esta carga de trabajo vamos a saber también cuál será nuestro nivel de estrés en cada momento, con lo que podemos ir previendo medidas que lo hagan más llevadero o que lo alivien. O directamente distribuyendolo de otra manera.
En mi forma de gestionar proyectos el Gantt sería el paso previo al Time Blocking. Y además en el Gantt solo anotaría cosas relativas a ese proyecto concreto, digamos que cada proyecto tiene un Gantt. Mientras que en mi Time Blocking incluyo otros trabajos, vida personal y otras cosas, y a partir de ahí las tareas del proyecto concreto.
En general siempre intento ir de grande a pequeño en cuanto a mi organización.
Entonces en cuanto al tiempo, primero plantearía la duración total del proyecto, digamos por ejemplo un curso lectivo. Luego marcaría diferentes fases del proyecto, digamos por ejemplo evaluaciones o trimestres o cualquiera de estas divisiones. Y finalmente ya la visión por semanas de todo lo que haré en las distintas fases del proyecto. Eso en cuanto a la división temporal.
Pero el Gantt nos aporta también la otra división, la de las tareas del proyecto. E igualmente, de grande a pequeño, pensaría primero en el proyecto general, luego lo dividiría en áreas de trabajo o temáticas, y dentro de cada área plantearía TODAS las tareas. Llegando a ser inlcuso lo más minucioso posible.
Lo bueno de esta metodología es que una vez ya tenemo todas las tareas y las áreas de trabajo, podemos volver a la línea temporal y empezar a poner deadlines para cada una de ellas, y también la duración de cada tarea y prioridades.
Y acaba quedando una imagen muy clara de qué tenemos que hacer, cuándo y cuánto nos costará.
Y después de esto iría a mi Time Blocking para empezar a asignar bloques de tiempo en mi calendario para cada una de las tareas que el Gantt me dice que debo hacer en cada momento. Así seguro que cada cosa que anote en mi calendario de verdad será relevante para la meta o el objetivo final del proyecto, y lo estaré trabajando en el orden de prioridades correcto.
Porque si no es así, si las tareas no están ordenadas por prioridad, en el Gantt se ve muy rápido, se detecta fácilmente de un solo vistazo. Así que solo mirándolo un poco bien no hay fallo posible.
Todo esto lo explicamos con mucho detalle en el curso de “Gestión del tiempo para músicos” en CoachingDeMusicos.com, que está a punto de salir. Falta pulir un par de detalles y poco lo podréis ver online.
En resumen:
- El Gantt es una herramienta genial para gestionar proyectos teniendo una visión general de ellos y pudiendo además sacar mucha información.
- Nos permite también gestionar nuestro Time Blocking con mucha más eficacia y asegurando que cada cosa que hagamos será relevante para el objetivo final.
- Y además, cuando la conoces y si no lo complicas demasiado, en el fondo es una herramienta muy sencilla pero a la vez MUY ÚTIL
Igual de sencillo que enviar vuestros comentarios a Coaching De Músicos, porque ya sabéis que “todo esto solo tendrá sentido si es exactamente lo que vosotras y vosotros queréis”.
Así que espero vuestros comentarios, ya sea en Facebook, en las reseñas de iTunes, en los comentarios de iVoox o directamente en coachingdemusicos.com/contactar.
Mañana es viernes, así que volveremos a las 7:11 de la mañana, ya veremos si con mejor voz, que ya noto que empiezo a quedarme afónico. Y estaremos aquí con la primera fase del proceso de coaching: LOS OBJETIVOS!
Hasta entonces: ¡MUY BUENOS DÍAS!