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19. Cosas urgentes y COSAS IMPORTANTESCoaching De Músicos

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Episodio número 19, dedicado como todos los jueves a la productividad, a cómo aprovechar mejor el tiempo, organizarnos mejor y ser más eficientes. Y en concreto hoy hablamos sobre tareas urgentes y tareas importantes.

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Enlaces y notas del episodio

Transcripción del episodio completo:

Muy buenos días! Bienvenidas y bienvenidos a Coaching De Músicos

… el podcast en el que hablamos sobre conceptos, hábitos, técnicas, estrategias, conductas, habilidades y competencias del coaching pero enfocadas esta vez a la enseñanza musical y la vida del músico en general.

Porque sí, ¡los músicos también tenemos vida! Y aunque a veces se nos olvide, detrás de cada instrumento hay una persona! Así que vamos a dedicar un poco de tiempo cada día a hablar de esa persona, a hablar de ti: de tus necesidades, aspiraciones, deseos, ambiciones, valores, creencias, miedos, frustraciones… y todo lo que esté en nuestra mano. ¡Esto es Coaching De Músicos!

Hoy jueves 27 de septiembre de 2018, episodio número 19, dedicado como todos los jueves a la productividad, a cómo aprovechar mejor el tiempo, organizarnos mejor y ser más eficientes. Y en concreto hoy hablamos sobre tareas urgentes y tareas importantes.

Pero antes, dejadme que os recuerde que toda la información, el podcast, el blog, las sesiones, los cursos online y todo lo que necesitéis, lo podéis encontrar en CoachingDeMúsicos.com.

Solo queda esta semana para registrarse gratis y a partir de octubre mantener un precio de 1€ al mes para siempre. Así que ya sabéis, echadle un vistazo a la web y si os interesa de lo que hablamos en el podcast y los cursos que están por venir… aprovechad y registraros antes del domingo, y así a la larga ahorraréis hasta un 90%.

Y todo esto, por supuesto, sin permanencia ni explicaciones, ¡así de fácil!

Hay una frase que me resulta muy graciosa, que es:

“En la vida, lo más importante es que lo más importante sea lo más importante”

Esta es una frase que dice mucho Victor Küppers, del que ya os hablé en el episodio que dedicamos a la actitud, el número 7. Él no se refiere a productividad, ni muchos menos, habla más bien de las relaciones con nuestras personas queridas y digamos… de las cosas importantes en la vida.

Pero la frase me gusta mucho y quería contárosla hoy, que hablamos justamente de cosas urgentes y COSAS IMPORTANTES.

Este, por cierto, es un concepto que también se trata cuando empezamos a trabajar con el Time Blocking. Si recordáis, cuando hicimos aquel episodio sobre Time Blocking, el número 9, os comentaba que también se trata de organizar las tareas en el día de manera que hagamos las importantes en los momentos en que somos más productivos, estamos menos cansado o tenemos más tiempo previsto sin interrupciones. Enseguida entramos en profundidad en este tema.

Pero primero:

¿A qué nos referimos exactamente cuando decimos tareas urgentes y tareas importantes?

Cuando decimos urgente, estamos asociando esa tarea al tiempo, a la prisa, a la fecha límite para realizarla. Bueno, y a la relación entre lo que calculamos que nos va a costar hacerlo en relación a esa fecha límite. Si algo es para dentro de dos días, pero nos va a costar 5 minutos hacer, no es urgente, ¿no?. Pero si algo es para dentro de tres días, pero nos va a costar tres días hacerlo, ya podemos correr!

El problema, lo que suele pasar con esta relación entre tiempo y urgencia, es que tendemos a ir procrastinando (ya sabéis de qué va esto) vamos dejando sin hacer las cosas que no son urgentes hasta que… de repente se convierten en super urgentes porque se nos echa el tiempo encima!

Ya sabéis, ese examen de historia que es dentro de dos meses y que vamos dejando pasar, y cuando nos damos cuenta es pasado mañana!

Y si hablamos de importante, esto no tiene tanto que ver con el tiempo como con lo relevante que sea para nuestro objetivo final. Para ese mismo examen de historia dentro de dos meses, si nuestro objetivo es llegar a la fecha muy preparados y en condiciones de hacer un buen examen, importante sería empezar a recopilar toda la información, a tomar apuntes, a organizarlos y hacer esquemas… y no importante sería por ejemplo jugar a la Play.

Ojo, digo para ese objetivo. Jugar a la Play puede ser importante, no digo que no, pero en concreto para el objetivo del examen de historia, no es importante.

Y el riesgo, con las cosas importantes, es que si no las vemos urgentes, también las podemos dejar pasar, procrastinar, hasta que… nos damos cuenta de que sí, era importante ya hace dos meses, pero además ahora es que es muy urgente!

Entonces, la forma de trabajar con esto dos conceptos sería empezar a analizar todas nuestras tareas. Ya sabéis, las que hemos puesto en nuestro Diagrama de Gantt. ¿Recordáis cuando hablábamos de esto en el episodio 14? En ese diagrama tenemos todas las tareas, organizadas por temáticas o áreas de trabajo, y además ordenadas por prioridad y fijadas en el tiempo. Y analizamos cada una desde el punto de vista de lo urgente o no y lo importante o no que sea cada una.

Y todo eso lo ponemos en una gráfica, en una matriz, en la que se mezclan los dos conceptos. Os dejo también en las notas del episodio, en la web, esa gráfica, para que podáis verla y entender mejor de lo que hablo.

Así que nos queda un cuadrante muy chulo con 4 casillas, en las que hemos colocado todas nuestras tareas.

GTD (Get things done)

Esto es algo de lo que se habla también mucho en el famoso método GTD (Get Things Done) que se hizo muy famoso hace unos años y con el que su autor David Allen ha vendido un montón de libros.

Tenemos entonces 4 casillas, 4 categorías que nos han quedado al cruzar los conceptos anteriores.

  • Cosas IMPORTANTES + URGENTES
  • Cosas IMPORTANTES – pero no urgentes
  • Cosas NO IMPORTANTES + URGENTES
  • Cosas NO IMPORTANTES – y NO URGENTES

Vamos a ver algunos ejemplos habituales en nuestra vida como músicos

Algo IMPORTANTE y URGENTE, podría ser por ejemplo, redactar un currículum para la inscripción en una prueba que nos interesa. Y que además el plazo acaba dentro de poco, así que es bastante urgente. Pero además es importante porque nuestro objetivo esta temporada es presentarnos a cinco audiciones que hemos seleccionado y que nos acercan a la meta final que es trabajar en orquestas.

A su lado, algo IMPORTANTE, pero NO URGENTE, sería trabajar escalas y ejercicios técnicos varios, o trabajar los pasajes de repertorio orquestal más solicitados en las pruebas de orquesta en general. Esto no es que sea urgente, no vamos a tener mañana la prueba ni un examen sobre ello, pero es muy importante, porque directamente está relacionado con nuestro objetivo. U otro ejemplo, traducir al inglés mi currículum. Es importante, porque sé que en el futuro querré hacer pruebas en Europa, por ejemplo, pero no es urgente en absoluto, seguramente pasen meses o años hasta que realmente lo necesite.

En cambio abajo, tendríamos cosas NO IMPORTANTES, pero URGENTES (o que parecen urgentes). Lo que más urgente nos parece siempre es cuando nos llaman por teléfono o nos mandan un mensaje, que paramos todo para contestar. Pero también puede ser por ejemplo arreglar un instrumento que se está rompiendo en nuestro conservatorio, o quedarnos analizando una gotera en el aula… Claro que es urgente, a la larga se romperá del todo o nos caerá el agua encima. Pero pensando en nuestro objetivo, ¿para nosotros es importante hacerlo? o más bien ¿es importante que lo hagamos nosotros?. No nos acerca precisamente a nuestro objetivo de hacer cinco pruebas este año el hecho de ponernos a reparar una gotera, ¿verdad?

Y finalmente las cosas NO IMPORTANTES y NO URGENTES. Que ni nos acercan a nuestro objetivo ni parece que sean urgentes… Antes decíamos, juegar a la Play. Que no tiene por qué ser ¡ya!, y tampoco nos acerca muchísimo a nuestro objetivo (más allá de que los ratos de descanso y de relax sí hay que tenerlos en cuenta y podríamos hacer esto en nuestros descansos, de hecho, cada uno hace lo que quiere en sus descansos, pero estamos hablando del tiempo que dedicamos a nuestras tareas).

Y por último, ¿qué hacemos con cada una de estas categorías, en las que hemos clasificado las tareas?

IMPORTANTE y URGENTE -> Prioridad absoluta

Pues en el primer caso, algo IMPORTANTE y URGENTE, se programa para hacer ¡YA! Prioridad absoluta. Y se dedica el tiempo suficiente en nuestro calendario a que se solucione o se haga periódicamente hasta que pase la urgencia.

IMPORTANTE pero NO URGENTE -> Se programa

Sabemos que es importante hacerlo, así que reservaremos el tiempo necesario cada día para hacerlo. Con la tranquilidad de que no nos pilla el toro, pero dedicándole tiempo para que no nos pille al final.

NO IMPORTANTE pero URGENTE -> Se programa con menos prioridad o se delega

Si es posible que lo haga una persona que se dedique a ello o a quien no le fastidie sus planes hacerlo, genial. O en todo caso, como hago ya, podemos reservar un cierto tiempo en el Time Blocking a estas tareas, pero que en ningún caso nos quiten tiempo de lo verdaderamente importante.

NO IMPORTANTE y además NO URGENTE -> No se hace, o al menos no se hace en el tiempo dedicado al trabajo o al estudio

Así de fácil. Si no es urgente y tampoco nos acerca a nuestro objetivo… ¿Por qué íbamos a hacerlo? O en todo caso, no lo hagamos en el tiempo dedicado a las tareas relacionadas con el estudio o el trabajo, como decíamos antes.

Time Blocking

Y ahora sí, una vez tenemos clasificadas todas las tareas en las distintas categorías y además ya sabemos qué queremos hacer con cada una de ellas, llega el momento de poner todas esas tareas en nuestro calendario. Osea, eso que nos gusta tanto… El Time Blocking.

Bueno, de nuevo recuerdo que todas esas tareas, para que de verdad tengan relación y sean relevantes para nuestros objetivos, las habremos sacado de nuestro Diagrama de Gantt.

Bueno, pues cuando llegamos al calendario y tenemos todo lo anterior analizado, ¿Qué hacemos? ¿Cómo empezamos a poner todas esas tareas?

Momentos más y menos productivos

Os hablo de lo que hago yo, y así véis ejemplos reales. Además, recibí algún comentario el otro día que decía que pusiera ejemplos de cómo hago yo las cosas para verlo como más real… así que os cuento.

Creo que lo pudisteis verlo en la imagen de mi Time Blocking que os puse en la página del episodio número 9. Antes de empezar cada semana tengo ya ciertos bloques, que son recurrentes y que son importantes. Además, tengo varios calendarios, con colores distintos, para diferenciar las tareas importantes de las otras.

Y siempre reservo una parte importante del tiempo de cada día para esas tareas IMPORTANTES. Por ejemplo, en mi caso es por la mañana pronto. Cuando me despierto a las 5 y después de un tiempo para despertarme de verdad, preparo estos episodios del podcast, los cursos, artículos del blog de Coaching de Músicos o de Goldenperc.

Ese, en mi caso, en un momento muy productivo. No hay nadie despierto en mi casa, no hay ruido, no hay llamadas ni mails ni mensajes… Y además mi cabeza está fresca y funciona muy bien.

Esto no quiere decir que para todos tenga que ser igual, a lo mejor vosotros o vosotras son más productivos por la tarde, o a media mañana, o por la noche hasta tarde. Pero en mi caso es así. Lo importante en todo caso es que esas cosas que son importantes, las podamos distribuir en momentos en los que somos más productivos, estamos más frescos, tenemos menos despistes… ya sabéis.

Una vez ya hemos hecho una buena parte de cosas importantes cada día (las más urgentes o las menos urgentes pero que son importantes también a la larga, y por eso las hemos programado), entonces colocamos en nuestro calendario el tiempo para esas otras cosas, que son urgentes, que en el fondo tenemos que tenerlas presentes, pero que son a más corto plazo.

Yo también tengo una parte de cada día reservado a esas tareas (como eventos recurrente, con menos tiempo y sin título en el calendario) en los que voy poniendo cada semana las cosas que voy a ir haciendo. Así me aseguro que las haré, pero que no le quitará tiempo a las cosas importantes.

Y por último, otra idea sería poner algunas cosas que nos gusten, que nos apasionen, que nos den energía, en momentos en los que igual vamos a estar más perezosos o más cansados. Así nos mantendrán con energía y aprovecharemos ese tiempo.

En mi caso, durante mucho tiempo fue estudiar un instrumento en concreto después de comer. El que más me gustaba, lo reservaba para ese momento.

En los últimos años, era por ejemplo temas de programación web, o aplicaciones o cualquier cosa informática. Si me ponía después de comer con ello, que es algo que apasiona, se me pasaba el tiempo volando, estaba super activo, y pasaba ese teórico momento de crisis de energía sin darme cuenta y aprovechando el tiempo.

Y últimamente, que con la alimentación que llevo ya no tengo ese bajón de energía después de comer, lo que hago es tomarlo como un momento para cambiar de temática, y entonces es cuando leo, estudio otros temas, dedico tiempo a mi formación en general, o a idiomas. O algunos días, como hoy, que no he podido hacerlo antes, a grabar episodios!

Pero este ya se acabó, no sin antes recordaros que “todo esto solo tendrá sentido si es exactamente lo que vosotras y vosotros queréis”.

Así que espero vuestros comentarios, ya sea en Facebook, en las reseñas de iTunes, en los comentarios de iVoox o directamente en coachingdemusicos.com/contactar.

Mañana volveremos a las 7:11 de la mañana,…

Hasta entonces: ¡MUY BUENOS DÍAS!

Comprate en tus redes…

Etiquetado con:Coaching de músicos, Coaching musical, Productividad

Por admin

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