Volvemos a hablar de productividad. Hoy os hablo de algo que he tenido que hacer estos días y que me ha dado un resultado estupendo: agrupar tareas para ser más eficiente. Ahora enseguida os cuento un poco más sobre esto.
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Transcripción del episodio completo:
Agrupar tareas = ahorrar tiempo
Muy buenos días! Bienvenidas y bienvenidos a Coaching De Músicos
… el podcast en el que hablamos sobre conceptos, hábitos, técnicas, estrategias, conductas, habilidades y competencias del coaching pero enfocadas esta vez a la enseñanza musical y la vida del músico en general.
Porque sí, ¡los músicos también tenemos vida! Y aunque a veces se nos olvide, detrás de cada instrumento hay una persona! Así que vamos a dedicar un poco de tiempo cada día a hablar de esa persona, a hablar de ti: de tus necesidades, aspiraciones, deseos, ambiciones, valores, creencias, miedos, frustraciones… y todo lo que esté en nuestra mano. ¡Esto es Coaching De Músicos!
Hoy es jueves 4 de octubre, episodio número 24, en el que volvemos a hablar de productividad. Hoy os hablo de algo que he tenido que hacer estos días y que me ha dado un resultado estupendo: agrupar tareas para ser más eficiente. Ahora enseguida os cuento un poco más sobre esto.
Pero antes, dejadme que os recuerde que toda la información, el podcast, el blog, las sesiones, los cursos online y todo lo que necesitéis, lo podéis encontrar en CoachingDeMúsicos.com.
Ya sabéis que mientras ponemos online el segundo de los cursos con todo su contenido, el precio se mantiene en 1€ (eso sí, sin el periodo de prueba gratuita). Así que ya sabéis, echadle un vistazo a la web y si os interesa de lo que hablamos en el podcast y los cursos que están por venir… aprovechad y registraros ahora para mantener vuestro precio de 1€ al mes para siempre.
Y todo esto, por supuesto, sin permanencia ni explicaciones, ¡así de fácil!
¿Os he dicho ya que me encanta cuando llega un jueves y hablamos de ser más productivos o más eficientes?
Hoy vamos a hablar sobre algo que enseguida veréis que tiene toda la lógica del mundo, pero que en realidad muchas veces no hacemos. Y es agrupar tareas para ser más eficientes.
Me refiero a tareas que se hagan en el mismo lugar, que sean de la misma temática o que de cualquier otra forma encontremos una relación entre ellas que nos hace estar concentrados en el mismo tipo de cosa.
Esto lo he estado practicando los últimos días, desde el pasado fin de semana. Como sabéis he estado algo enfermo y algunos días no estaba seguro de si iba a poder grabar el episodio del día siguiente o no. A veces por no encontrarme bien o a veces simplemente porque parecía que me quedaba sin voz a cada segundo que pasaba.
Así que esto me hizo pensar qué podía hacer para asegurar que cada día saliera un episodio, aunque por cualquier circunstancia no pudiera grabarlo cada día.
Bueno sobre esto tengo que decir que también soy consciente de que si un día pasa algo muy grave, de salud o le pasa algo a alguien cercano, evidentemente mi prioridad no va a ser grabar el podcast. Pero si estoy bien, y simplemente me he quedado afónico, o tengo un viaje que se retrasa y no hay posibilidad de grabar o cualquier otro imprevisto que no sea grave, dentro de lo posible, sí tengo un compromiso con vosotros y vosotras y también conmigo mismo de publicar un nuevo episodio cada día, y finalmente acabar publicando 250 episodios durante esta temporada.
Y este compromiso es importante por varios motivos: por el contenido que los oyentes podáis estar esperando, por lo que supone para mí el hábito de escribir y grabar cada día, por el aprendizaje que esto conlleva, y por el mensaje que me estoy dando a mí mismo cada vez que compruebo que el objetivo sigue al alcance porque los pequeños objetivos a corto plazo, los “small wins” que hemos dicho alguna vez, siguen cumpliéndose.
Esto no tiene que ver exactamente con el tema de hoy, pero sí con objetivos, planificación y organización, así que no está de más comentarlo en un jueves de estos de productividad.
Pero ¿qué pasa? que puede haber imprevistos. Y antes los imprevistos, ¿qué es lo mejor? (aunque suene raro) ¡Planificarlos!
De hecho, estoy pensando que podríamos dedicar un episodio a hablar sobre “planificar los imprevistos”, bueno que dicho así es algo imposible, porque como la propia palabra dice que son imprevistos… pero todas esas cosas que podemos hacer para que, si llegan esos imprevistos, estemos preparados o incluso nos hayamos adelantado. (Me lo apunto para hablarlo en profundidad).
Total, que lo que yo he estado haciendo estos días es adelantar trabajo. He estado preparando algunos episodios extra, sobre varias de las temáticas que tratamos cada día, para poder publicarlos en pocos clicks si en algún momento hay un imprevisto no puedo hacer el episodio de cada día.
Ahora bien, a la hora de adelantar tanto trabajo… ¿Cómo pensáis que lo he organizado?
Vamos a pensar primero en otro ejemplo un poco ridículo pero muy claro: imaginad que tenéis que preparar varias cartas para enviar a vuestro familiares y amigos. Entonces empezáis cogéis una hoja de papel, escribís la carta, la guardáis en un sobre, la lleváis a la oficina de correos y la enviáis. Luego volvéis a casa, cogéis otra hoja de papel, escribís otra carta, la metéis en un sobre y la lleváis a correos. Y así 10 veces…
Evidentemente esto es exagerando y a nadie se le ocurriría hacerlo así, todos sacaríamos varias hojas de papel, escribiríamos todas las cartas, las meteríamos en sobre y las llevaríamos todas juntas a la oficina de correos.
Pero muchas veces en las tareas que hacemos en nuestro día a día no es así. Muchas veces tenemos la sensación de que primero tenemos que terminar una cosa, antes de empezar con otra.
Esto se debe principalmente a dos factores:
- Que como ya sabéis nuestra mente tiende a no dejar cabos sueltos. A intentar cerrar cada tema. Igual que siempre buscamos la explicación más verosímil para no dejar algo sin respuesta, también tendemos a buscar completar tareas para poder pasar a las siguientes.
- Que seguramente nos han repetido muchas veces, tanto en nuestra familia como en colegios o institutos, aquella frase de “primero acaba una cosa y luego empieza otra”. Y esto ha ido calando hasta convertirse en una creencia bastante fuerte.
Tiene sentido cuando vemos que alguien deja todo a medias y al final nunca acaba nada de lo que empieza. Pero hablando de productividad, en el fondo vamos a ser mucho más eficientes si agrupamos esas tareas, esas partes de cada trabajo, en bloques y las hacemos en serie.
Es como en la industria del automóvil, o en cualquier cadena de montaje. Hay una persona que está pintando, y por delante suya pasan 1000 o 2000 piezas y esta persona solo pinta. Luego hay otra que monta, otra que revisa y otra que empaqueta (por ejemplo). No se coge un producto y una persona hace todas las fases una detrás de otra. O aunque fuera una sola persona, primero pintaría las 2000 piezas, luego montaría las 2000, luego las revisaría todas, luego las empaquetaría…
Esto lo popularizó Henry Ford, el de los coches. Aunque la idea era un poco anterior a él, cuando lo puso en marcha en la construcción del primer Ford T a principios del siglo XX fue toda una revolución porque de repente la capacidad de producción era mucho mayor a la media. Y esto hizo también que bajaran mucho los costes de producción en la industria del automóvil…
En mi caso, del que os hablo hoy, aunque desde el principio tengo algunas cosas muy automatizadas (como los principio y finales de cada episodio, el modelo de escaleta, un post piloto en la página web y un audio piloto para grabar) al principio empezaba con cada episodio y entonces iba dando pasos:
- elegir el tema
- hacer el guión
- anotar ideas clave para comentar
- grabar
- editar
- subir el audio y programar
- escribir el post y programar
- hacer retoques de SEO otras cosas técnicas en la web
- publicar en redes
Lo que he estado haciendo estos días con esos episodios que he adelantado es agrupar todas esas tareas en bloques y entonces dedicar un buen rato a elegir y establecer los temas para todos los episodios, hacer el guión de cada uno de ellos, grabarlos todos uno detrás de otro, editarlos todos y programarlos todos.
Y la cantidad de tiempo que he ahorrado con esto es increíble.
También tengo que decir que no eran 2000, y que además es algo que me gusta hacer y que lo hago con ilusión, con lo que no se convertía en algo aburrido o repetitivo.
Y ahora la pregunta es,
¿podemos aplicar esto a nuestra vida diaria en nuestros estudios o trabajo como músicos?
Podemos por ejemplo, dedicar una parte del tiempo de estudio a leer TODOS los pasajes para esa audición que empezamos a preparar… no a estudiarlos, solo leerlos todos en una sesión y hacernos una idea general.
Otro de los bloques podría ser analizarlos y extraer de esos pasajes las dificultades técnicas que van a requerir un estudio por separado.
Otra sesión a estudiar técnica, pero simplemente todas esas cosas que ya hemos analizado antes y que tenemos anotadas.
En otro momento podemos dedicar un tiempo a escuchar diferentes versiones de todas esas obras y anotar ideas, fraseos, tempos… Pero de todas las obras.
Entendéis a qué me refiero, ¿no?
La intención es que estemos totalmente concentrados en un tipo de trabajo durante ese tiempo, que tengamos el mindset que se llama, o lo que hemos dicho otras veces el foco, sobre ese ámbito.
Ya sabéis, como hemos hablado otras veces sobre los ladrones de tiempo, que cada interrupción, cada distracción (y también cada cambio de tarea) requiere una preparación, una puesta en marcha, recuperar la concentración. Ahí es donde podemos ahorrar mucho tiempo y además estar más centrados y conseguir mejores resultados agrupando lo que tengamos que hacer por tipo de trabajo.
En fin, esto es todo por hoy en cuanto a este tema. Recordad que “todo esto solo tendrá sentido si es exactamente lo que vosotras y vosotros queréis”.
Así que espero vuestros comentarios, ya sea en Facebook, en las reseñas de iTunes, en los comentarios de iVoox o directamente en coachingdemusicos.com/contactar.
Mañana es viernes, así que volveremos a las 7:11 de la mañana. Y estaremos aquí con la siguiente fase, con la tercera ya, del PROCESO DE COACHING: BÚSQUEDA DE OPCIONES!
Hasta entonces: ¡MUY BUENOS DÍAS!