9. Time Blocking

Hoy hablamos de nuevo de productividad y en concreto de Time Blocking, ya sabéis que la productividad es un tema que me encanta. Y hablamos de Time Blocking simplemente porque me lo habéis pedido. Después de comentar por encima este tema el pasado jueves, recibí algunos comentarios pidiendo que explicara un poco más sobre esta técnica, o esta metodología que es el Time Blocking. Esta manera de organizar nuestro tiempo.

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Enlaces y notas del episodio

• El podcast de los Músicos Emprendedores
• Episodio #4. Dispersión y dilación
• Academia de cursos online boluda.com
• Curso de Gestión del Tiempo para músicos
• Página de podcasts
• Página del blog
• Todos los cursos
• Registro gratis en fase beta
• Formulario de contacto para feedback
  
• Facebook de Coaching De Músicos
  

• Imagen de mi semana tal como la encontraría cada domingo, con algunos eventos ya fijados, recurrentes o que programé con anterioridad:

• Imagen de mi Time Blocking semanal tal como quedaría después de programar todos mis eventos de la semana, reestructurando, modificando y programando ya concretamente lo que voy a hacer durante la semana:

Transcripción del episodio completo:

Time Blocking

¡Muy buenos días! Bienvenidas y bienvenidos a Coaching De Músicos…

… el podcast en el que hablamos sobre conceptos, hábitos, técnicas, estrategias, conductas, habilidades y competencias del coaching pero aplicadas esta vez a la enseñanza musical y la vida del músico en general.

Porque sí, ¡los músicos también tenemos vida! Y aunque a veces se nos olvide,  detrás de cada instrumento hay una persona! Así que hoy vamos a dedicar un poco de tiempo cada día a hablar de esa persona, a hablar de ti: de tus necesidades, aspiraciones, deseos, ambiciones, valores, creencias, miedos, frustraciones… y todo lo que esté en nuestra mano.

¡Esto es Coaching De Músicos!

Hoy es jueves 13 de septiembre de 2018, episodio número 9. Y… Y vengo cargado de energía! Primero porque hoy hablamos de nuevo de productividad y en concreto de Time Blocking, ya sabéis que la productividad es un tema que me encanta. Pero además es que ayer salió a la luz el primer episodio de un nuevo podcast: MÚSICOS EMPRENDEDORES, que tengo el placer de hacer con Miguel Galdón, músico y experto en Marketing Digital para músicos. Así que echadle un vistazo que seguro que va a estar muy interesante.

Pero antes de que os vayáis muy lejos, dejadme que os recuerde que toda la información, el podcast, el blog, las sesiones, los cursos online y todo lo que necesitéis, lo podéis encontrar en CoachingDeMúsicos.com.

Ya sabéis que ahora mismo podéis registraros gratis, probar toda la web y visualizar los cursos que hay por el momento.  Y si veis algo que no funciona simplemente escribidme y lo arreglaremos.

Y además, para todos y todas las que os registreis en esta fase beta, recordad que vuestro precio será de 1€/mes para siempre. Sin permanencia ni explicaciones, ¡así de fácil!

Como os decía, hoy vengo con energía, y es que hoy hablamos de ¡Time Blocking!

Y ¿por qué hablamos de Time Blocking? Pues simplemente porque me lo habéis pedido. Evidentemente en algún momento íbamos a hablar de esto y explicarlo bien, pero después de comentar por encima este tema el pasado jueves, cuando hablábamos de dispersión y dilación en el episodio 4, recibí algunos comentarios pidiendo que explicara un poco más sobre esta técnica, o esta metodología que es el Time Blocking. Esta manera de organizar nuestro tiempo, diríamos.

Y ya lo sabéis, lo digo cada día al terminar cada episodio, “todo esto solo tendrá sentido si es exactamente lo que vosotras y vosotros queréis”, así que cualquier cosa que queráis comentar o sugerir, ya sabéis que estaré encantado.

Y además este es un tema que me encanta, así que ningún problema en hablar de ello todo lo que queráis. De hecho, hace un tiempo me di cuenta de que había estado casi toda mi vida haciendo Time Blocking, Time Blockeando mi vida, desde los horarios de las asignaturas en el colegio, luego organizando las clases de música que yo impartía, más tarde coordinando diferentes profesores y sus horarios, o en los cursos de verano, y también en mis estudio y en mi trabajo… Pero nunca lo había llamado así hasta que conocí a una persona, un tal Joan Boluda (desde aquí un saludo Joan), que es toda una personalidad en el mundo del emprendimiento y el marketing digital. Y ya en los últimos años aprendí algunas cosas más que han hecho mejorar y con mucho mi productividad.

¿Qué es el Time Blocking?

Pues simplemente es un método para organizar nuestro tiempo y nuestras tareas que se basa en establecer bloques de tiempo y asignar una tarea a cada bloque. Dicho así suena bastante sencillo ¿verdad? Y es que lo es. Es muy sencillo. Lo cual no significa que sea fácil…

Si recordáis el episodio 4, poníamos un ejemplo de una sesión de estudio, en la que habíamos hecho llamadas, estiramientos, escalas, habíamos leído carteles, visitado redes sociales y páginas web… al final habíamos hecho muchas cosas, pero no la que habíamos planeado hacer. Por eso hablábamos de dispersión y de la importancia que que “cada tarea tuviera su tiempo, y al revés”.

Lo que nos dice esta forma de organizarnos que es el Time Blocking, es que ese bloque de tiempo, esa hora, esa hora y media, esa mañana, o lo que hayamos establecido, la vamos a dedicar solo para una cosa. Y de esta manera tenemos más posibilidades de cumplir con el objetivo.

Pero además hay varios beneficios o varias ventajas que nos aporta el Time Blocking.

Por una parte: nos obliga a pensar, cómo queremos organizar nuestro tiempo, cómo queremos que sea nuestro día a día y a la larga nuestra vida. En lugar de empezar a hacer cosas sin saber ni el tiempo que les dedicaremos ni la balanza que habrá entre los estudios, el trabajo o lo personal, nos obliga a establecer: un tiempo tiempo para estudiar, un tiempo para trabajar y un tiempo para la vida personal.

Pero además, si sabemos que este bloque es para una cosa concreta, estaremos más concentrados en lo que nos toca hacer en ese momento. Sabemos que debemos centrar toda nuestra concentración, durante ese tiempo, en eso.

Otra ventaja es que no tenemos que pensar cada vez qué vamos a hacer, solo hay que mirar la agenda y hacer lo que pone. Esto es muy importante porque libera mucha concentración para luego dedicarla al estudio o al trabajo que tengamos que hacer. Pensamos en muchos temas y tomamos muchas decisiones a lo largo del día, y esto nos agota. Si simplemente miramos la agenda (y lo habremos pensado todo bien antes, claro), miramos la agenda y hacemos lo que nos dice que hay que hacer en ese momento, estaremos más descansados para dedicarnos a hacerlo.

También nos puede ayudar que el Time Blocking marca el inicio de un bloque, pero sobre todo marca el final, el momento de parar. Y esto es muy importante para que una sola cosa se nos coma todo el tiempo, osea, evitar la dilación. Y por supuesto evita, o ayuda a evitar la procrastinación. Si somos disciplinados con ello, cuando llega el momento de hacer algo concreto, lo hacemos. Y no habrá opción de dejarlo para más tarde.

Otra de las ventajas, una de las más importantes, es que nos asegura los descansos. Porque a la hora de planificar nuestro tiempo habremos marcado también los descansos. Si queremos ser productivos a la hora de estudiar o trabajar, necesitamos estar descansados.

Un beneficio más es que en el fondo cada bloque de tiempo es un mini-objetivo. Nos hemos fijado para esa hora hacer tal tarea o estudiar tal obra o trabajar tal pasaje. Y conforme vayamos cumpliendo esos mini-objetivos, la sensación de realización nos va a animar y a motivar más para los siguientes.

Y en definitiva, la principal ventaja es que al final hacemos más cosas. Se dice que organizando el tiempo de esta manera somos hasta un 50% más productivos. Y como digo en el curso, a la hora de estudiar o de conseguir tus metas, si pudieras elegir, ¿preferirías ser más o menos productivo?

Además de todo esto, el Time blocking nos deja una imagen muy clara clara de cómo estamos empleando el tiempo y qué resultados hemos obtenido con ese tiempo. Y esto nos servirá para tomar decisiones en el futuro: organizarnos mejor, dedicar más tiempo a la pareja, la familia o los amigos, dedicar más tiempo a estudiar, porque no fue suficiente para nuestro objetivo, o lo que cada uno considere que debe ser su vida.

Herramientas para empezar con el Time Blocking.

Dicho esto, vamos a ver qué herramientas necesitamos para empezar con el Time Blocking. Bueno, en realidad, imprescindible solo es UNA AGENDA. Incluso podría ser una agenda de papel, o una hoja donde dibujar los bloques, las horas y pones las tareas. Pero hoy en día, prácticamente todo el mundo tiene un ordenador o un móvil con agenda, y de hecho las mejores, las que dan más opciones, son gratuitas. Google Calendar o Calendario de Apple, por ejemplo. Estas permiten además muchas opciones para clasificar en diferentes calendarios, con colores, repetir o no las tareas, invitar a otras personas. Así que es lo que yo recomiendo.

Paralelamente, podríamos utilizar también herramientas de control del tiempo. Es decir que nos contaran el tiempo que destinamos a cada cosa. Lo bueno de esto es que poco a poco vamos cogiendo experiencia y sabemos cuánto nos cuesta por ejemplo trabajar un concierto nuevo desde que lo leemos hasta que lo tocamos ya en público, o cuánto tiempo hemos dedicado a la técnica esta semana y compararlo con lo que pensábamos que nos costaría trabajar cierto problema a mejorar…

Hay una herramienta que se llama Toogl, que se utiliza muchísimo en las empresas modernas, que justamente trackea el tiempo que dedicamos a cada cosa. Estoy preparando un episodio para hablaros de Toogl muy pronto, así que ya os contaré.

Algunos consejos para aplicar el Time Blocking

Pero ahora, para acabar, vamos a hablar de algunos consejos para empezar a agendar.

El primero sería dedicar un tiempo a la planificación. Yo por ejemplo lo hago semanalmente: en mi agenda, cada domingo por la mañana pronto, antes de que se despierte mi familia, hay un bloque que se llama justamente “Time blocking semanal” (de hecho, estoy pensando que voy a dejaros en las notas del episodio una captura de imagen de una semana en mi calendario, para que os hagáis una idea de lo que hablo. Ya sabéis que todas estas notas y enlaces las podéis ver en la página web de cada episodio, en coachingdemusicos.com/podcast y ahí en el episodio que queráis. Bueno, incluso en iTunes e iVoox, en la descripción de cada episodio, siempre dejo un directo a la página de ese episodio concreto).

Bueno, más consejos, a parte de planificar con tiempo la semana:

• Empezar con bloques generosos. En un principio conviene no ser demasiado optimista con lo que creemos que podemos hacer. Normalmente tendemos a pensar que podremos hacer mil cosas en una mañana, pero luego la realidad nos dice que no. Lo que pasa es que si nunca lo hemos controlado no lo sabemos. En principio el consejo sería empezar con bloques grandes, que asignen más tiempo de lo que pensamos a cada cosa que queremos hacer.

Otro consejo sería:

• Apuntar bloques genéricos, no de tareas pequeñas específicas. Un muy exagerado sería, si vamos a dedicar una hora a trabajar escalas, no vamos a poner “3 minutos a la escala de Do M, luego 3 minutos a Mib M, luego paso otros 2 minutos a Re m… luego repetiré lo mismo 3 minutos con arpegios, luego 10 minutos con vibrato y otros 10 sin vibrato….”. No sé, estoy poniendo ejemplos al azar. Lo lógico es anotar “1 hora de escalas” y dentro de ese tiempo nosotros ya tenemos las nociones de cómo lo vamos a hacer.
• Y en todo caso, si apuntamos algo concreto, porque es importante tenerlo controlado por separado o por lo que sea, por muy pequeña que sea la tarea, nunca marcar menos de media hora. Por muy poco que nos pareca, mientras nos preparamos, preparamos el instrumentos o el ordenador o lo que sea, nos ponemos con ello, lo pensamos un poco más y lo hacemos… sin darnos cuenta ya ha pasado media hora. Incluso idealmente se dice que lo correcto sería que no hubiera eventos de menos de 1 hora en nuestro calendario. Pero hay cosas concretas que yo sí marco en media hora. Si luego las termino en 20 minutos, perfecto, lo peor que puede pasar es que sobre tiempo podamos descansar o adelantar otras cosas. Pero en el caso contrario hay mucho riesgo de ir retrasando poco a poco todo o no llegar a hacerlo.

El siguiente consejo sería:

• Dejar huecos para descansos, o incluso programar una categoría que se llame DESCANSOS o TIEMPO LIBRE. Y de hecho es una de las primeras que yo pondría. Y a partir de ahí se llena todo lo demás. Si no, corremos el riesgo de llenar el día de cosas que hacer y no haber planeado ni el tiempo de comer ni el tiempo que necesitamos para descansar, que es necesario como decíamos antes.

Algo muy importante también es:

• Marcar bloques de tareas recurrentes, las que sabemos que hacemos cada día o con cierta periodicidad. Por ejemplo, “todos los días de 9 a 10 ejercicio” y “de 10 a 11 técnica del instrumentos” (por decir algo). O “todos los martes y miércoles de 16h a 18h tengo clase de lo que sea”. Así ya lo tendremos en la agenda marcado cuando empecemos a organizar la semana y no pondremos ningún bloque en ese tiempo que tenemos ocupado o que sabemos que queremos dedicar a algo concreot cada día.

Y por último:

• Es verdad que hay que ser disciplinado, pero también flexible. Los bloques se pueden mover, no pasa nada. Muchas veces surgen imprevistos, o no hemos podido terminar algo y es urgente, o nos damos cuenta de que necesitábamos un tiempo para hacer otra cosa… Lo importante es ser disciplinado cuando todo está claro y ordenado, pero poder reajustar cuando es necesario.

Hay algunas cosas de las que no hemos hablado hoy, como por ejemplo cómo diferenciar entre las cosas importantes y las cosas urgentes, cómo distribuir las importantes o las más costosas al principio del día o en los momentos en que somos más productivos o estamos más frescos, o lo importante que es tener una visión general del curso o del proyecto para saber con qué criterio asignamos las tareas a cada bloque.

Sobre todo esto vais a poder ver mucho más en el curso de Gestión del Tiempo para músicos en coachingdemusicos.com. Y poco a poco iremos comentando también aquí más detalles.

De momento, para explicar simplemente el Time Blocking esto es todo por hoy.

Recordad, como digo siempre, que “todo esto solo tendrá sentido si es exactamente lo que vosotras y vosotros queréis”.

Así que espero vuestros comentarios, ya sea en Facebook, en las reseñas de iTunes, en los comentarios de iVoox o directamente en coachingdemusicos.com/contactar. Y ya veis que si pedís algo, en cuanto pueda estoy aquí con ello.

De momento, nos escuchamos de nuevo mañana viernes, a partir de las 7:11 con un nuevo episodio sobre COACHING!

Hasta entonces: ¡MUY BUENOS DÍAS!